Mailinglisten F.A.Q.

Es gibt immer wieder bei verschiendenen Mailclients Probleme mit der richtigen De-Codierung von Umlauten in der Betreffzeile oder beim E-Mail-Namen. Beim Versenden einer Mail setzen zwar die meisten Mailprogramme alle Umlaute (äöüÄÄÖÜß) entsprechend so um, daß der Mailheader (also die Stelle in der Betreff, To:, Cc:, etc stehen) nur 7-Bit-Zeichen aufweisen. Bei dem Empfänger kann es allerdings zu Schwierigkeiten der richtigen De-Codierung kommen. Um Probleme zu vermeiden sollten folgendes beachtet werden:

In der Betreffzeile keine Umlaute oder Sonderzeichen verwenden
Alle Namen bei den E-Mail-Adressen, welche in der Form "Name" <Adresse> stehen können, sollten auch keine Umlaute oder Sonderzeichen aufweisen.
Die Namen von angehängten Dateien dürfen keine Hochkommata beinhalten! Bitte als unbedingt das Zeichen ' vermeiden!

Benutzergruppen

In dem hier verwendeten Mailinglistensystem Mailman gibt es lediglich vier verschiedene "Benutzergruppen":

Administratoren: Diese dürfen alle Einstellungen vornehmen und teilen sich gemeinsam ein Passwort. In den allgemeinen Einstellungen können für die Administratoren auch E-Mail-Adressen eingetragen werden (nicht in der Mitgliederverwaltung!). Diese dort eingetragenen E-Mail-Adressen sind ausschließlich für Warnhinweise und system-interne Nachrichten die die Mailingliste verschickt wichtig. Weiteres zu den E-Mails siehe bei Mitglieder.
Moderatoren: Diese Personen dürfen fehlerhaft eingegangene E-Mails verwalten, freigeben oder ablehnen. Die Funktion des Moderators beschränkt sich auf die Moderation der Mailings. Die in den allgemeinen Einstellungen angegebenen E-Mail-Adressen bekommen entsprechende Hinweise wenn eine E-Mail nicht verteilt werden kann.
Mitglieder: Diese Personen werden in der Mitgliederverwaltung eingetragen. Nur wer als Mitglied eingetragen ist, erhält auch die E-Mails die über die Liste verteilt werden. Ob und welche Mitglieder auch E-Mails an die Mailingliste schicken dürfen bzw. ob diese automatisch verteilt werden, kann man über die Rechte einstellen (siehe unten).
Nicht-Mitglieder: Zu den Nicht-Mitgliedern gehören alle die nicht in der Mitgliederliste stehen, d.h. auch die E-Mail-Adressen der Administratoren und Moderatoren - es sei denn, diese wurden zusätzlich als Mitglieder eingetragen. Nicht-Mitglieder erhalten keine E-Mails von der Liste. Ob diese aber E-Mails an die Liste schicken dürfen, die dann entsprechend an die Mitglieder verteilt werden, kann man in der Konfiguration einstellen. Üblicherweise sollten man dies nicht zulassen.

Mehr zu der Passwörtern siehe dort.

Rechtliche Vorgabe: Double-Opt-In-Verfahren für Anmeldungen auf Mailingliste

Das Gesetz sieht vor, dass eine Anmeldung (Abonnent) bei einer Mailingliste (oder Newsletter) nur mit Hilfe eines Double-Opt-In-Verfahrens stattfinden darf. Das heißt konkret, dass nach dem Eintragswunsch einer Person, diese das noch mal bestätigen muss. Hierzu wird an die angegebene E-Mailadresse eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link gesendet. Und erst wenn dies bestätigt wurde, kann es Mitglied einer Mailingliste werden.
Dies ist eine Standard-Einstellung bei neuen Listen und sollte nicht geändert werden.
Zudem ist es sinnvoll, dass die Administration einer Mailingliste diesen Eintrag nochmal bestätigt um sinlose Einträge zu verhindern.
Für Sperren von Abonnenten-Adressen siehe weiter unten.

Siehe: Abo-Regeln und Adreßfilter → Abo-Regeln → Was muss ich tun, um eine Mailingliste zu abonnieren?

Rechtliche Vorgabe: E-Mailadressen sind personen-bezogene Daten!

Das (fast alle) E-Mailadressen grundsätzlich personen-bezogene Daten sind, muss verhindert werden, dass andere Personen in einer Mailingliste auf diese zugreifen dürfen. Daher ist bei neuen Mailinglisten standard-mäßig die Option der Einsicht in die Mitgliederliste nur auf die Listenadministration eingeschränkt.
Dies sollte niemals geändert werden.

Siehe: Abo-Regeln und Adreßfilter → Abo-Regeln → Wer darf die Mitgliederliste einer Mailingliste einsehen?

E-Mail-Verteilung

Die Frage die oft gestellt wird, ist: Wer darf wie an die Mailingliste eine E-Mail senden?

Prinzipiell werden zwei Gruppen von der Mailingliste unterschieden: Mitglieder und Nicht-Mitglieder der Mailingliste.
AdministratorInnen und ModeratorInnen können zwar jeweils E-Mailadressen angeben, werden aber bei der Verteilung von E-Mails nicht berücksichtigt!

Eine zu der Mailingliste eingehende E-Mail wird - je nach Einstellung (s.u.) - nach folgenden vier Methoden behandelt:

akzeptiert/verteilt: Hierbei wird die E-Mail an die Mailingliste verteilt (mit Ausnahme der Personen die explizit keine Nachricht erhalten wollen - zum Beispiel wegen Urlaub).
abgelehnt: Die eingehende E-Mail wird mit einem entsprechenden (einstellbaren) Text abgelehnt, d.h. an den Absender zurückgesendet.
verworfen: Die entsprechende E-Mail wird ohne weitere Hinweise (evtl. an die Moderation je nach Einstellung) weggeworfen.
zurückgehalten/moderiert: Die E-Mail wird zurückgehalten und die Moderation (und Administration) erhält eine entsprechende Hinweis-E-Mail. Diese Person kann dann entscheiden ob die E-Mail dennoch verteilt, abgelehnt oder verworfen wird.

Einstellungen für die E-Mailverteilung

Für Mitglieder werden die E-Mails in der Regel immer verteilt.
Allerdings lassen sich die Mitglieder auch auf "moderiert" schalten, d.h. von denen eingehende E-Mails werden nach eingestellten Regeln zurückgehalten, abgelehnt oder verworfen.
Die Moderation kann für jedes Mitglied einzeln eingestellt werden über die "Mitglieder-Verwaltung" → "Mitgliederliste" (Haken bei "moderiert").
Oder es kann generell für alle neuen Mitglieder eingestellt werden unter "Abo-Regeln und Adreßfilter" → "Absender-Filter" → "Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden?"
In den zwei weiteren Punkten ("Was soll passieren, wenn ein auf "moderiert" geschaltetes Mitglied an die Liste sendet?" und "Text der jeder Reject-Nachricht beigefügt") können dazu weitere Details eingestellt werden.

Alle Einstellungen für Nicht-Mitglieder finden sich in dem Menüpunkt unter "Abo-Regeln und Adreßfilter" → "Absender-Filter"

Administration

Nur Administratoren können die folgenden Einstellungen vornehmen.
Zum administrativen Zugang Ihrer Liste gelangen Sie über lists.tu-darmstadt.de/mailman/admin/listenname.

Zugangspasswort

Alle AdministratorInnen haben ein gemeinsames Passwort! Daher empfiehlt es sich, dass Passwort beim Ausscheiden einer Person neu zu setzen.

ModeratorInnen haben ein eigenes gemeinsames Passwort. Auch hier empfiehlt es sich beim Ausscheiden einer Person aus der Moderation das Passworet neu zu setzen.

Jede Gruppe kann ihr eigenes Passwort ändern. AdministratorInnen können zusätzlich das Passwort der ModeratorInnen ändern.

Im Mailman gibt es keine Anmeldung mit der TU-ID!

Es gibt aber über die Metaverwaltung über die Webadresse https://www-cgi.hrz.tu-darmstadt.de/mail/ die Möglichkeit auch "AdministratorInnen" einzutragen. Hier ist die Anmeldung nur mittels TU-ID möglich.
Diese können - ohne das aktuelle Passwort zu kennen - das Passwort der Administration neu setzen. Da neue Passwort wird dann automatisch an die eingetragenen E-Mailadressen der AdministratorInnen gesendet.

Hostname

Soweit Sie nichts anderes explizit vereinbart haben, belassen Sie bitte unbedingt den Eintrag zum Hostname (s.u.) auf "lists.tu-darmstadt.de", da ansonsten zahlreiche Verweise in dem Programm Mailman für Ihre Liste geändert werden.

Bevorzugter Hostname für e-Mail an diese Liste: lists.tu-darmstadt.de

Spam-Filter-Regeln

Spam läßt sich mit Hilfe der Spam-Erkennung der zentralen E-Mail-Filter der TU Darmstadt anhand der Einträge im E-Mail-Header im Mailman heraus filtern. Die automatische Spamerkkungssoftware bewertet E-Mails die Spam sein könnten mit ein paar zusätzlichen Header-Zeilen in der E-Mail - diese sieht man nur bei der Quelltextanzeige einer E-Mail. Die zwei wichtigsten Einträge sind "X-Spam-Score:" und "X-Spam-Gauge:" (jeweils gefolgt von einem Leerzeichen). Die "X-Spam-Score:" zeigt den prozentual vermuteten Wert an, nach der eine E-Mail Spam ist (Maximum 100%). Die "X-Spam-Gauge:" zeigt den Prozentwert mittels #-Zeichen an, bei denen jedes #-Zeichen für volle 10% steht. Diese "X-Spam-Gauge:" eignet sich besser bei Filterungen.
Beispiel bei einer E-Mail:
X-Spam-Score: 87%
X-Spam-Gauge: ########
D.h. je mehr #-Zeichen im Filter bei "X-Spam-Gauge:" angegeben werden, desto höher ist die abzulehnende Schwelle und desto mehr Spam kommt durch.

Man kann, zur Vermeidung von unerwüschten E-Mails von außerhalb, auch eine offene Mailingliste auch einschränken. Siehe dazu Teil-Offene Mailingliste.

Unerwüschte Abonnent-Anfragen unterbinden

Leider wollen immer wieder mal Leute auf eine Mailingliste, die aber unerwäscht sind. Ein paar wenige Anfragen im Jahr können leicht abgelehtn werden. Aber wenn dann ganze Massen kommen, reicht es nicht aus einzelne Adressen zu verbannen.
Hierzu kann man auch reguläre Ausdrücke verwenden um z.B. ganze Absende-Domains zu unterbinden.

(Beispiel:)

oder in Absender-Filter bei "Adressliste der Nichtmitglieder, deren Nachrichten automatisch zurückgewiesen werden":

Diese "Verbannung" greift nicht nur bei Anfragen über E-Mail sondern auch bei einer Anmeldung über die Informationsseite.

Die eigene Liste (un)sichtbar machen

Die eigene Mailingliste soll nicht in der Übersicht bei lists.tu-darmstadt.de/mailman/listinfo/ erscheinen:

Diese Liste auch bekanntmachen, wenn die Leute anfragen, welche Listen auf dieser Maschine verfügbar sind? (Details zu advertised)

Dieser Eintrag besagt ob die Liste sichtbar im "Listinfo" ist (ja) oder nicht (nein).
Bedenken Sie, daß es schwer ist, sich bei einer bestehenden Liste anzumelden, wenn diese versteckt ist ...

Um für die Mailingliste eine kurze Beschreibung anzugeben, gehen Sie ins folgende Menü:

Kurze, prägnante Beschreibung dieser Liste.

Archivierung der Mailingnachrichten

Per Standard werden alle Nachrichten die an/von einer Liste gesendet werden gespeichert (archiviert). Leider ist auch Standard, daß diese von allen sichtbar sind! Daher bitte im Zweifelsfalle die "Archivierungsoptionen" anschauen:

öffentliches bzw. privates Archiv

Kopf- und Fußzeilen für die Mails

Willkommens- bzw. Abschiedsgruß

Sie können für neue Mitglieder einen Willkommensgruß bzw. beim Abbestellen einen Abschiedsgruß angeben.

Ob dieser immer verschickt werden soll, können jeweils in der Option darunter einstellen (ja/nein).

Sie können als AdministratorIn bei einem "Masseneintrag" von neuen Mitgliedern auch manuell entscheiden, ob dabei der Willkommensgruß gesendet wird:

nein

Was wird an die neuen Mitglieder einer Liste versendet?

Der folgende Text wird an ein neues Mitglied einer Mailingliste versendet:

Willkommen auf der Mailingliste
LISTENNAME@lists.tu-darmstadt.de!

Hier stände dann der Listen-eigene Willkommensgruß

Allgemeine Informationen ueber die Mailingliste finden Sie unter:

  https://lists.tu-darmstadt.de/mailman/listinfo/LISTENNAME

Falls Sie Ihr Abonnement aendern wollen, besuchen Sie bitte Ihre
persoenliche Einstellungs-Seite:

  https://lists.tu-darmstadt.de/mailman/options/LISTENNAME/name%40provider.de



Um Mißbrauch vorzubeugen, benoetigen Sie ein Passwort um den Bezug der
Mailingliste zu kündigen oder andere Aenderungen vorzunehmen. Es
lautet:

  xxxxxxxx

Auf der Webseite mit den persoenliche Einstellungen gibt es einen
Knopf, der Ihnen Ihr Passwort zumailt.


Für e-Mail-Profis: Sie koennen Änderungen auch via e-Mail vornehmen,
indem Sie eine e-Mail an die Adresse:

  LISTENNAME-request@lists.tu-darmstadt.de

schicken, die das Wort 'help' (ohne die Anführungszeichen!) im
Subject/Betreff oder im Text der e-Mail enthaelt. Sie erhalten dann
eine Nachricht mit Instruktionen zurueck.

Wenn Sie also noch Hinweise geben wollen, dann sollten Sie dies am einfachsten über den Willkommengruß (s.o.) machen, wie z.B.:
Nachrichten an diese Liste schicken Sie bitte an die e-Mailadresse: LISTENNAME@lists.tu-darmstadt.de

Neue Mitglieder (massenhaft) in die Mailingliste eintragen

Neue Mitglieder können recht einfach - auch massenhaft - eingetragen werden.

Eintragen/Abonnieren

Hierbei können Sie entweder die Personen zeilenweise eingeben (oder hinein kopieren) oder eine ganze Datei mit Adressen einlesen lassen. Auch hierbei darf je Zeile nur eine Mailadresse stehen!

Um automatisch einen Namen der Mailadresse hinzuzufügen, können Sie das folgende Standardformat nehmen, welches von den meisten Mailprogrammen inzwischen auch entsprechend umgesetzt wird:
"Dies ist der reale Name" <email-adresse>
D.h. der Name wird in doppelte Anführungszeichen gesetzt, und die Mailadresse dahinter - mit einem Leerzeichen mindestens Abstand - in spitze Klammern.

Offene vs. geschlossene Mailingliste

Eine geschlossene Mailingliste ist eine, an der nur Mitglieder der Mailingliste auch E-Mails an diese senden dürfen (Einschränkungen dazu siehe bei "Moderierte Mailingliste"). An eine offene Mailingliste kann jede Person eine E-Mail senden, die dann auch verteilt wird.
Zu einer besonderen Form siehe nächsten Punkt.

Einstellung: Akzeptieren → Alle eingehenden E-Mails werden automatisch verteilt (d.h. Mailingliste ist offen)

Teil-Offene Mailingliste

Man kann - zum Vermeiden von Spam oder ähnlichem - eine offene Mailingliste teilweise schließen. Hierzu benutzt man die Absender-Regeln für Nichtmitglieder der Mailingliste und trägt dort die jeweils erwünschten bzw. unerwünschten E-Mailadressen ein. Es können dabei auch reguläre Ausdrücke angegeben werden.

Hier nun ein Beispiel für eine Info-Adresse die aber nur von Absendern des HRZ erreichbar sein soll:

Einstellung: ^.*?@hrz\.tu\-darmstadt\.de$

Einstellung: Ablehnen

Einstellung: Diese Mailingliste ist eine geschlossene Liste, zu der Sie keinen Zugang haben.

Moderierte vs. unmoderierte Mailingliste

Mit Mailman lassen sich sowohl komplett moderierte als auch unmoderierte Listen anlegen, sowie natürlich auch Mischformen aus beidem. Eine komplett moderierte Mailingliste ist quasi identisch mit einem reinen "Newsletter", bei dem die Personen zwar Mails über eine Liste zugeschickt bekommen, aber nicht darauf anworten können (jedenfalls nicht erfolgreich).

Mitgliederliste

Hierüber kann zu jedem eingetragenen Mitglied die Option "moderiert", d.h. die Person darf nicht ohne weiteres eine Mail an die Liste schicken, eingeschaltet werden.

Um für neue Mitglieder von vornherein zu bestimmen, ob diese moderiert oder unmoderiert eingetragen werden, kann man diese Option unter der folgenden Einstellung ändern:

Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? (ja/nein)

Bei den Einstellungen unter Abo-Regeln und Adreßfilter... → Absender-Filter läßt sich weiterhin einstellen, ...

was mit Mails passiert, die von auf moderiert geschalteten Mitgliedern an die Liste gesendet wird,
ob und welche Nicht-Mitglieder auch Mails an die Liste schicken dürfen,
und was generell mit Mails von Nicht-Mitgliedern passieren soll, die an die Liste gehen.

Mailingliste als reine Verteilerliste bzw. Newsletter

Eine Mailingliste mit Mailman läßt sich auch als Newsletter oder reine Mail-Verteilerliste benutzen. Hierzu muß die Mailingliste generell auf moderiert gesetzt werden (siehe hier in den F.A.Q. dazu mehr). Als nächstes sollten natürlich die E-Mail-Adressen der berechtigten "Sender" auch in der Mitgliederliste hinzugefügt werden. Den berechtigten "Sendern" muß man nachträglich in der Mitgliederverwaltung → Mitgliederliste den Haken "moderiert" entfernen.

Bitte verwechseln Sie nicht die akzeptierten E-Mail-Sender mit den E-Mail-Adressen der Administratoren oder Moderatoren. Diese administrativen E-Mail-Adressen werden nur von Mailman selbst genutzt um wichtige Nachrichten (zum Beispiel nach einem Ereignis wie dem unbefugten Senden an die Mailingliste) den verantwortlichen Personen zu schicken. Es sind nicht automatisch jene E-Mail-Adressen, die ohne weiteres an die Mailingliste senden dürfen!

Steuerung der Mailingliste mit E-Mail-Kommandos

Prinzipiell ist es auch mögllich diverse Einstellungen via E-Mail mit Hilfe von Kommandos vorzunehmen. Allerdings sind bei einigen der Kommandos auch Paßwörter erforderlich - wie beispielsweise das Abfragen aller eingetragenen E-Mail-Adressen in einer Mailingliste. Eine Liste aller Kommandos erhält man mit einer E-Mail an die Adresse "Listenname-request@lists.tu-darmstadt.de" - und in dem Betreff oder Inhalt muß der Befehl help stehen. Die Mailingliste schickt darauf hin eine Übersicht aller Kommandos zur¨ck. Manche der Kommandos lassen sich nur über die E-Mail-Adresse (als Absender) der Listenadministration bzw. -moderation ausführen.
Achtung: Eine E-Mail ist in der Regel unverschlüsselt, d.h. wenn ein Paßwort darüber verschickt wird, kann es leichter in die Hände von Dritten fallen!

Offene Ansprechliste für alle

Wenn man eine Mailingliste so offen haben möchte, dass alle Personen von außen an diese schreiben können dann ist dies über eine Reihe von Einstellungen möglich. Allerdings sollte man ber¨cksichtigen, dass damit auch eine Reihe von Spam hinein laufen kann und das die Informationen zwar dann an alle Mitglieder gehen, aber hier eine gute Disziplin gewahrt werden muss, wenn es um das parallele Abarbeiten von eingehenden Anfragen geht. Emfehlenswert sind allerdings dafür andere Lösungen wie Ticketsysteme (z.B. OTRS).

Freischalten der Mitglieder der Liste

Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? → nein

Freischalten aller anderen

Aktion, die beim Eingang einer Nachricht eines Nichtmitgliedes ausgeführt werden soll, wenn für dieses Nichtmitglied bislang keine Aktion hinterlegt ist. → Akzeptieren

Absende- und Empfangsadresse der Mailingliste soll eine andere Adresse haben

Normalerweise empfängt und versendet die eigene Mailingliste mit dem Namen LISTENNAME@lists.tu-darmstadt.de.
Dies läßt sich aber &aumml;ndern wie folgt, wenn man einen anderen E-Mailnamen der Liste geben möchte:

Absendeadresse der Mailingliste definieren

Damit die Liste unter einen anderen Namen explizit verschickt und Antworten darunter bekommt, müssen Sie folgendes einstellen:

ABC@CDE.tu-darmstadt.de

Empfangsadresse der Mailingliste vorbereiten

Damit auch die Mailingliste unter dem selbstgewählten Namen empfangen kann, müssen Sie die entsprechende E-Mailadresse in Ihrer E-Maildomain definieren und diese dann auf den originalen Listennamen weiterleiten lassen.
Bitte beachten Sie, dass dies nicht bei externen Adressen möglich ist. Aus Sicherheitsgründen lehnen die zentralen Mailgateway-Server von außerhalb (Internet) eingehende E-Mails ab, wenn diese normalerweise von intern kommen sollten (Adressen mit dem Namen @...tu-darmstadt.de).

Filtern von E-Mails die über eine Mailingliste gesendet werden

Gelegentlich gibt es den Wunsch, E-Mails die über eine Mailingliste gesendet werden, bei Urlaub oder genreller Abwesenheit zu filtern bzw. eigene Auto-Replys zu vermeiden. Hierzu gibt es verschiedene Ansätze.

In der Mailingliste auf abwesend/Urlaub setzen

Das Mitglied einer Mailingliste kann selbst (mit dem Passwort zu der Mailingliste) oder von der Administration (über die "Mitgliederverwaltung") eine Option setzen, dass sie keine Nachricht erhalten möchte.
Somit werden bei in die Mailingliste eingehenden E-Mails diese nicht mehr an die entsprechenden Personen verteilt.

Filtern auf Seite des empfangenden E-Mailpostfachservers

Da Auto-Reply-Nachrichten, die ja unabhängig von dem E-Mailclient funktionieren, auf dem E-Mailpostfachserver eingerichtet werden (zum Beispiel über Sieve-Filter), muss auch an dieser Stelle eine Filterung stattfinden um beispielsweise auf E-Mails von Mailinglisten nicht zu "reagieren". Hierbei können zwei Merkmale einer solchen von der Mailingliste gesendeten E-Mail als Filterkriterien heran gezogen werden.

Die einfachste Methode ist, den Betreff einer solchen E-Mail entsprechend als Filterkriterium zu verwenden. Die meisten Mailinglisten haben als automatisch eingefügten Prefix ein entsprechendes Kürzel in eckigen Klammern, wie beispielsweise "[Betrieb]".

Wenn in den "Allgemeinen Optionen" die Option "Sollen in die Nachrichten dieser Mailingliste RFC 2369 Header eingefügt werden?" aktiviert wurde, werden automatisch im E-Mail-Header Zeilen eingefügt die anfangen mit "List-..."
Wenn also der Filtermachnismus aus dem E-Mailpostfachserver dies zuläßt, dann ist eine Identifikation einer speziellen Mailingliste oder generell von Mailinglisten (wenn diese die Header hinzufügen) möglich.
So steht beispielsweise bei den Mailinglisten hier die folgende Zeile im E-Mail-Header:
List-Id: NAME_DER_MAILINGLISTE.lists.tu-darmstadt.de
Also die E-Mailadresse der Mailingliste, aber statt einem @ einfach ein Punkt!
Beispiel (ohne Beschreibung der Liste): List-Id: hrz-betrieb.lists.tu-darmstadt.de
Beispiel (mit Beschreibung der Liste): List-Id: "HRZ-Betriebsliste" <hrz-betrieb.lists.tu-darmstadt.de>
Der Filter kann dann also wie folgt aussehen (mit Regex - sofern unterstützt):
^List-Id: (alle Mailinglisten)
^List-Id: .*hrz\-betrieb\.lists\.tu\-darmstadt\.de (spezielle Mailingliste)
(Bitte bachten Sie, dass je nach Server unterschiedliche Definitionen von "Regex (Regulären Ausdrücken)" gelten können.)

Fallstricke

Folgende Einstellungen können leicht zu Fallstricken werden, wenn nicht genau beachtet wird, was dort für Reaktionen von mailman kommen ...

Extern erzeugte E-Mail schickt Kopie als BCC an eine Listenadresse

Solche eingehenden E-Mails, bei denen weder im Feld To: noch im Feld Cc: die Adresse der Mailingliste selbst auftaucht, werden in der Regel zurückgehalten zur Moderation.
In der Moderation steht als Grund dann "Mailadresse der Liste steht nicht im Mailheader ..."

Es kann in den Einstellungen aber auch angegeben werden, daß die Liste alle eingehenden E-Mails verteilt:

Nachrichten an die Liste müssen exakt an die Listen-Mailadresse (oder an einen der unten einstellbaren Aliasnamen) adressiert sein ('To:', 'Cc'). (ja/nein)

Hier unbedingt dann nein einstellen!

Manipulation der Adressen einer E-Mail (To:,Reply-To:,From:) in den ausgehenden E-Mails

In den Allgemeinen Optionen kann die Antwort-Adresse (Reply-To) aller über die Mailingliste versendeter E-Mails erzwungen werden. Der Abschnitt Reply-To: Header Optionen bietet hierzu drei Parameter an, die sich zum Teil gegenseitig beeinflussen.

Die erste Option beschreibt, ob der Original "Reply-To"-Eintrag der zu verteilenden E-Mail entfernt werden soll.

Die zweite Option regelt, welcher "Reply-To"-Eintrag der zu verteilenden E-Mail gesetzt werden soll. Hier kann eingestellt werden, ob der ursprüngliche Absender als "Reply-To"-Adresse beibehalten werden soll (üblicherweise), ob die Anworten der zu verteilenden E-Mail an die Liste gehen soll, oder ob eine andere, explizit angebbare Adresse als "Reply-To"-Adresse benutzt werden soll (diese muss dann in der dritten Einstellung angegeben werden).

Bei dem dritten Eintrag kann eine explizite "Reply-To"-Adresse angegeben werden, die man in der zweiten Option einstellen kann.

Die Anzeige der Absende-Adresse wird hierdurch nicht beeinflusst! Diese kann kann unterdrückt werden durch eine Einstellung darüber: Hier kann explizit angegeben werden, dass der Absender versteckt werden soll. Es werden dabei die Angaben "From:", "Sender:" und "Reply-To:" entfernt und als Absender die Adresse der Mailingliste benutzt. Dies ist nicht notwendigerweise die Antwort-Adresse wiederum - siehe vorige Absätze.

Um die Angabe "To:" zu unterdrücken (in der Regel Beispiel "To: mailingliste@lists.tu-darmstadt.de") muss man quer denken. D.h. man verschickt eine E-Mail mit Bcc: an die Mailingliste ("Bcc: mailingliste@lists.tu-darmstadt.de"). Als "To:"-Adresse trägt man dann z.B sich selbst ein (Beispiel: "To: ich@email.de"). Damit die Mailingliste diese E-Mail dennoch akzetiert, also nicht im Filter hängen bleibt, sollte man in der Kategorie "Abo-Regeln und Adreßfilter..." in den Bereich "Empfängerfilter" die "To:"-Adresse auch in die Liste der "Weiteren E-Mail-Adressen (Aliase)" eintragen.

Rubrik "Automatische Beantworter"

Wenn hierbei eine der Einstellung geändert wird, verändert sich das Verhalten von Mailman - vor allem in bezug auf die von Mailman üblichen Antworten wie beispielsweise bei einem Eintrag in eine Mailingliste. Mailman geht dann dabei von aus, daß der Administrator der Mailingliste ein eigenes Procedere für den entsprechenden Teilbereich der Interaktion eingerichtet hat.

Beispiel

Wird in der Einstellung "autorespond_requests" die Option auf "ja" gestellt, geht Mailman automatisch davon aus, daß auch ein Mailtext angegeben wird. Ansonsten wird eine leere E-Mail (also ohne Inhalt) bei einer E-Mail an [Liste]-request@ zurückgesendet.
Dieses Verhalten stört allerdings das "üblich Anmeldeverfahren (auf eine Liste) bei der der Anmeldende eine Rückbestätigung an die Liste schicken muß - denn diese geht an [Liste]-request@. Mailman trägt darauf hin nicht die Person in die Liste ein, sondern - so die Einstellung - schickt eine E-Mail mit dem entsprechend eingetragen Inhalt zurück. Dieses Verhalten ist bei einer "üblichen" Einstellung der Liste natürlich nicht gewünscht. Wenn allerdings jede Anfrage an eine Liste (request) mit einer Hinweis-E-Mail auf einen z.B. Papier-schriftlichen Antrag beantwortet werden sollte, so ist dies der entsprechende Weg dazu.

Empfängeradresse eines Mailings steht nicht auf der Mailingliste

Gelegentlich kann es - vor allem bei sehr großen Listen - vorkommen, daß Personen eine E-Mail von der Mailingliste erhalten, aber nicht mit der eigenen E-Mail-Adresse in der Mailingliste stehen. Somit ist das Entfernen einer E-Mail-Adresse nicht möglich.

Doch wie kommt es zu einem solchen Vorfall?
Die erste Erklärung kann darin liegen, daß eine der E-Mail-Adressen auf der Mailingliste selbst wiederum ein Verteiler oder Mailingliste ist. D.h. die E-Mail wird an eine Zahl von unbekannten (aus der Sicht der urspr¨glichen Mailingliste) E-Mail-Adressen weiter verteilt. Hier muß also die nachfolgende Liste für die Korrektur der E-Mail-Adresse sorgen.
Ein anderer Fall kann vorkommen, wenn die Person eine Weiterleitung von einer E-Mail-Adresse an die jetzige aktuelle verwendet. Je nach Weiterleitung ist dann auch beim Empfänger nicht deutlich erkenntlich, daß beim mailtransport unterwegs eine Umleitung stattfand.

In beiden Fällen hilft nur ein gute Analyse der unerwünscht empfangenen E-Mail. In dem E-Mail-Header einer E-Mail verstecken sich Zeilen, in denen jeder Weg einer E-Mail in der Regel verzeichnet wird. Hierrüber kann man den Weg nachvollziehen und vorallem die originale Adresse ermitteln.

Wer darf E-Mails an eine Maillingliste schicken?

Hierbei muß unterschieden werden, ob es sich um eine geschlossene (moderierte) Mailingliste handelt, oder eine offene (Details siehe dort). Grundsätzlich können immer zusätzlich Nicht-Mitglieder entsprechende Berechtigungen erhalten.

Bei einer offenen Mailingliste können alle Mitglieder einer Liste an diese eine zu verteilende E-Mail schicken. Bei einer geschlossenen Mailingliste (siehe dort) können nur solche Mitglieder eine E-Mail an die Liste schicken, deren Mitgliedseintrag ("Mitglieder-Verwaltung" → "Mitgliederliste") keinen Haken bei moderiert gesetzt haben.

Ob die Mailingliste automatisch neue Mitlgieder auf moderiert (d.h. diese dürfen keine E-Mail an die Liste schicken) gesetzt ist, läßt sich in dem Menü "Abo-Regeln und Adreßfilter" → "Absenderfilter" → "Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden?" einstellen.

Ein häfiger Fallstrick ist dabei, daß unterstellt wird, daß AdministratorInnen und ModeratorInnen auch E-Mails an die Liste schicken dürfen. Dies ist aber nicht der Fall! Diese müssen explizit in die Mitgliederliste aufgenommen werden!

Wenn Absender-Adressen eingetragen werden sollen, die zwar akzeptiert, aber nicht Teil der Mitglieder sein sollen, so lassen sich diese in dem Menü "Abo-Regeln und Adreßfilter" → "Absenderfilter" bei den Punkten Adresslisten der Nichtmitglieder eintragen.

Wie reagiert nun die Liste?

Absender die auf der Mitgliederliste stehen und die nicht moderiert sind, werden automatisch verteilt.
Steht der Absender in der Mitgliederliste aber ist moderiert, werden die E-Mails entsprechend den Einstellungen "Zurückhalten" (d.h. der Moderator erhält eine Nachricht darüber und darf entscheiden), "Ablehnen" (d.h. die E-Mail wird mit einer "Reject-Nachricht" zurück geschickt oder "Wegwerfen" (d.h. die E-Mail wird ohne weitere Mitteilung verworfen).
Der Absender ist nicht in der Mitgliederliste. Dann entscheiden die Regeln für Nicht-Mitglieder, d.h. steht die Absendeadresse in der Liste zu akzeptierenden E-Mail-Adressen, dann wird akzeptiert etc.
Steht die Absendeadresse weder in der Mitgliederliste noch in einer der Listen der Nicht-Mitglieder, dann entscheidet die Einstellung was mit den E-Mail geschehen soll, d.h. "Akzeptieren" oder "Zurückhalten" oder "Ablehnen" oder "Wegwerfen".

Achtung: Wird bei der Einstellung für Nicht-Mitglieder die Aktion "Akzeptieren" gewählt, dann werden automatisch alle fremden E-Mail-Adressen akzeptiert (sofern nicht eingeschränkt vorher).

Alle Einstellungen dazu finden sich unter "Abo-Regeln und Adreßfilter" → "Absenderfilter".

Mailinglisten die Mailinglisten als Mitglieder haben

In der Regel ein hoffentlich seltener Fall, bei dem eine Mailingliste (beispielsweise "Liste A") eine Mailingliste (beispielsweise "Liste B") als Mitglied hat. D.h. eine E-Mail an "Liste A" soll auch an "Liste B" gehen und auch dort weiter verteilt werden.

Die Einstellungen sind sehr einfach: Für "Liste A" ist nicht weiter zu beachten, außer das "Liste B" als Mitglied eingetragen sein muss.

Bei der "Liste B" muss hingegen die "Liste A" besonders behandelt werden. Die "Liste B" muss die E-Mails der "Liste A" immer akzeptieren und verteilen.
Diese Einstellung befindet sich unter "Abo-Regeln und Adreßfilter" → "Absender-Filter". Hier muss die E-Mail-Adresse der "Liste A" unter "Adressliste der Nichtmitglieder, deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden" eingetragen werden.

Besonders zu beachten ist hierbei, daß Manipulationen der Einstellungen der E-Mail-Adresse bei der "Liste A" natürlich berücksichtigt werden.

E-Mails die nicht direkt an die "Liste A" gesendet werden (also nur via CC oder BCC) können natürlich nicht von "Liste B" ohne weiteres verteilt werden. Um dies zu ermöglichen müssen die Einschränkungen weiter gelockert werden:
In dem Bereich "Abo-Regeln und Adreßfilter" → "Absender-Filter" muss die Einstellung "Aktion, die beim Eingang einer Nachricht eines Nichtmitgliedes ausgeführt werden soll, wenn für dieses Nichtmitglied bislang keine Aktion hinterlegt ist." auf "Akzeptieren" gestellt sein.
Und bei den "Empfänger-Filter" muss die Einstellung "Nachrichten an die Liste müssen exakt an die Listen-Mailadresse adressiert sein" auf "Nein" gestellt werden.

E-Mails werden nicht mehr zugestellt - Nachrichtenoptionen

Aufgrund einer internen "Unverträglichkeit" führen die beiden folgenden beiden Einstellungen dazu, dass keine E-Mails an die Liste zugestellt werden.

und

E-Mails an die Liste werden zurückgehalten (Moderation) weil die Anzahl der Empfänger zu hoch ist

Wenn die Anzahl der Empfänger in einer E-Mail (die auch an die Mailingliste) zu hoch ist, geht die Standardeinstellung davon aus, dass eine unerwüschte E-Mail vorliegt (SPAM-Schutz!). Die Standardeinstellung liegt bei 10
Die Einstellung kann wie folgt geändert werden, wobei 0 keine Obergrenze entspricht:

ANZAHL

Abmelden/Kündigen einer Mailingliste

Eine Mailingliste kann wie folgt gekündigt werden:
von den Meta-Verwalter_innen der Mailingliste (diese werden initial eingetragen beim Anlegen): https://www-cgi.hrz.tu-darmstadt.de/mail/ unter Mailinglisten > entfernen
von den Kostenstellenverantwortlichen: https://www-cgi.hrz.tu-darmstadt.de/serviceportal/
Oder durch eine offizielle E-Mail der Leitung des zuständigen Fachbereichs bzw. der zuständigen Leitung des Referats (ZV) auf dem die Mailingliste mit der Kostenstelle verweist.
Wenn Sie nicht wissen, wer die evtl. Zuständigen sind, sollten Sie eine E-Mail an die Administration der Mailingliste senden: LISTENNAME-owner@lists.tu-darmstadt.de
Erst wenn Sie dort keine Antwort erhalten können Sie beim HRZ-Service weitere Informationen evtl. erhalten: service@hrz.tu-darmstadt.de

Weitere Fragen?

Andere Askepte, Probleme und Ansätze zu Newslettern, Mailinglisten etc. finden Sie auf den Webseiten der Informationen zum WWW-Bereich unter https://www-cgi.tu-darmstadt.de/wiki/www/.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich direkt an mich - Adresse siehe unten.

Eine komplette Dokumentation zu Mailman können Sie auf der Webseite www.list.org bekommen.

Die Kosten zur Nutzung sowie das weitere formale Prozedere finden Sie unter der folgenden Adresse:
https://www.hrz.tu-darmstadt.de/services/it_services/mailing_lists/index.de.jsp

HRZ Service

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